संचार के उपकरण TOOLS OF COMMUNICATION

communication tool
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संचार के चार बुनियादी उपकरण हैं:

सुनना (Listening)

बोलना (Speaking)

पढ़ना (Reading)

• लेखन (Writing)

इन कौशल के सभी चार सीखा  को और सुधारा जा सकता है । सबसे पहले, आपको अपनी संचार कौशल में सुधार करना चाहिए। इसके बाद, आपको उन्हें समझना चाहिए, और संचार प्रक्रिया में उनके महत्व को पहचानना चाहिए। फिर, आपको कुछ नए कौशल सीखने की जरूरत है। अंत में, आपको एक बेहतर, अधिक प्रभावी संचारक बनने के लिए अच्छे कौशल का अभ्यास करना चाहिए।

कम उम्र में हम बोलना सीखना शुरू कर देते हैं, जल्दी काफी जल्दी कि इस प्रक्रिया को याद रखना मुश्किल है। हालांकि, हम में से ज्यादातर पढ़ने और लिखने के लिए सीखने को याद कर सकते हैं । ये  कौशल हम माता पिता और शिक्षकों से सीख रहे होते हैं । हम अपने संचार समय के सबसे खर्च सुन । फिर भी, सुनना एक कौशल है जिसे हमें पढ़ाया नहीं जाता है, लेखन, पढ़ने और बोलने के विपरीत। शायद सुन सबसे महत्वपूर्ण संचार कौशल हम विकसित कर सकते है ।

मौखिक संचार (VERBAL COMMUNICATION)

आमने-सामने संचार (FACE-TO-FACE COMMUNICATION)

यह सबसे आसान तरीका है। आप समझा सकते हैं कि आपका क्या मतलब है। यदि कोई को व्यक्ति समझ में नहीं आता है, तो अपने आप से पूछें:

• क्या आप उस भाषा का उपयोग कर रहे हैं जिसे वे समझते हैं – मुश्किल नहीं बल्कि सरल शब्द?

• क्या आपके विचार उन्हे समझ आ रहे हैं?

आमने-सामने संचार के फायदे  (Advantages of face-to-face communication):

• लोग देख सकते हैं कि आपका क्या मतलब है।

• आंख से संपर्क आपको स्थापित करने में मदद करता है यदि दूसरा व्यक्ति सुन रहा है और समझ रहा है।

• आपकी बॉडी लैंग्वेज उन्हें यह मानने में मदद कर सकती है कि आप क्या कह रहे हैं ।

आमने-सामने संचार के नुकसान (Disadvantages of face-to-face communication):

•  आप अपनी सच्ची भावनाओं को दूर कर सकते हैं।

•  दूसरा व्यक्ति आपके द्वारा कहे गए शब्दों को नहीं समझ सकता है।

•  वे जिस तरह से आप शब्द कह रहे है पसंद नहीं हो सकता है ।

 टेलीफोन का उपयोग करना
टेलीफोन का उपयोग करना

टेलीफोन का उपयोग करना (USING TELEPHONE)

बात ऐसे करें जैसे आप दूसरे व्यक्ति के साथ आमने-सामने थे।

सुखद बात करें।

ध्वनि चेतावनी और रुचि।

सामान्य रूप से बात करें। बहुत धीरे या जोर से बोलने से बचें।

शब्दों को स्पष्ट रूप से और ठीक से बोलें।

ध्यान से सुनें और जो कहा जा रहा है उस पर ध्यान दें।

कमरे में विकर्षण को अपनी सुनने की क्षमताओं में हस्तक्षेप न करने दें।

1. सुनने के कौशल (LISTENINGSKILLS)
सुनने के कौशल

1. सुनने के कौशल (LISTENING SKILLS)

यह कुछ तरीके बेहतर सुनने के लिए कि क्या एक बड़े समूह में या एक से एक कर रहे हैं:

• अपना पूरा ध्यान दें।

• यह मत मानिए कि दूसरा व्यक्ति क्या कहने वाला है।

• मौन: एफटीआई आपको दूसरे व्यक्ति पर अपना अविभाजित ध्यान देने की अनुमति देता है। एफटीआईएस विधि विशेष रूप से उपयोगी होती है जब लोग मजबूत भावनाओं के साथ आपके पास आते हैं – या तो सकारात्मक या नकारात्मक । पहली जरूरत बस भावनाओं को साझा करने के लिए और किसी को सुनने के लिए है ।

• पूरे संदेश के लिए धैर्य रखें।

• सुनने के समय बर्बाद मत करो बनाने के लिए क्या आपका जवाब होने जा रहा है ।

• आंखों से संपर्क करके दिखाएं और एक दिलचस्पी अभिव्यक्ति है कि आप ध्यान दे रहे हैं ।

• यदि उचित हो तो नोट्स बनाएं।

• सत्यापित करें: “तो आप कह रहे हैं कि…”

• सुनने के समय बर्बाद मत करो बनाने के लिए क्या आपका जवाब होने जा रहा है ।

• पूरे संदेश के लिए धैर्य रखें।

• भाषण संकेतों के बारे में पता हो (कौन, क्या, कहां, कब, क्यों, कैसे) ।

• विचारों के लिए सुनो, तथ्यों को नहीं। (कहानियां, कारण, लक्ष्य हमें तथ्यों को याद रखने में मदद करते हैं।

• सत्यापित करें: “तो आप कह रहे हैं कि…”

• प्रश्न: “जब आप कहते हैं तो आपका क्या मतलब है…?”

• स्वीकार करते हैं: वक्ता और मंजूरी को देखो ।

• प्रोत्साहित करें: “मुझे और अधिक बताओ.” “क्या आप इसके बारे में बात करना चाहेंगे?”

बोलने का कौशल  (SPEAKING SKILLS)
बोलने का कौशल  (SPEAKING SKILLS)

बोलने का कौशल  (SPEAKING SKILLS)

बोलने से पहले स्पीकर के लिए यह जानना जरूरी है कि क्या कहना है और कैसे कहना है। कंटेंट और तरीके दोनों महत्वपूर्ण हैं । यहां और वहां एक गलत शब्द और/या एक अप्रिय टोन अपूरणीय क्षति का कारण बन सकता है ।

आपको अपने दर्शकों का पता होना चाहिए – उनके ज्ञान, आयु-समूह, ब्याज स्तर, लक्ष्य, पदानुक्रम आदि ये आपको उन तक पहुंचने में सक्षम बनाएंगे, भले ही आप किसी एक व्यक्ति, लोगों के एक छोटे समूह या यहां तक कि एक बड़े से बात कर रहे हों ।

एक और दृष्टिकोण प्रश्न पूछने के लिए एक प्रभावी तरीके से जवाब देने में सक्षम होने के लिए है ।

गैर मौखिक संचार (NON-VERBAL COMMUNICATION)

हमारे दिन-प्रतिदिन के संचार का लगभग 75 प्रतिशत गैर-मौखिक है। हम एक शब्द कहे बिना बहुत संवाद करते हैं । मौखिक संचार की सफलता भी हमारे गैर-मौखिक संचार पर काफी हद तक निर्भर करती है, क्योंकि ‘कार्रवाई’ शब्दों से अधिक जोर से बोलते हैं।

रवैया (ATTITUDE)

आपके पास किसी मुद्दे पर संपर्क करने का विकल्प है। आप ऐसी स्थितियों में आ सकते हैं जो आपको हतोत्साहित या बाधित कर सकती हैं।

आप किसी समस्या के प्रति सकारात्मक या नकारात्मक रवैया रख सकते हैं:

• आप सकारात्मक सोच के साथ बाधाओं का सामना करने के लिए चुन सकते हैं:

– हंसमुखता

– आर्लाइननेस

– आशावाद

• या नकारात्मक सोच के साथ:

– जिद

– निराशा

– नास्तिकता

व्यवहार (BEHAVIOUR)

हमारा नजरिया हमें कुछ व्यवहार की ओर ले जाता है । व्यवहार और रवैया ज्यादातर लोगों के लिए एक साथ काम करते हैं । यदि हमारे पास सकारात्मक रवैया है तो हम सकारात्मक कार्य करते हैं, विकल्पों की तलाश करते हैं, और समस्याओं के समाधान चाहते हैं। दूसरी ओर नकारात्मक दृष्टिकोण से हार का अहसास होता है और फलस्वरूप नकारात्मक व्यवहार होता है।

बॉडी लैंग्वेज (BODY LANGUAGE)

हम लगभग हमेशा अपने आप को व्यक्त क्या शरीर की भाषा के रूप में जाना जाता है ।

बॉडी लैंग्वेज हो सकती है:

• एक मुस्कान;

• अपनी बाहों को पार करना;

• अपने पैरों का दोहन;

• चेहरे के भाव;

• इशारों आदि।

संचार के लिए बाधाएं (BARRIERS TOCOMMUNICATION)
संचार के लिए बाधाएं (BARRIERS TO COMMUNICATION)

संचार के लिए बाधाएं (BARRIERS TO COMMUNICATION)

संचार की प्रक्रिया में कई बाधाएं हैं। अभीष्ट विज्ञप्ति अक्सर परेशान और विकृत हो जाएगा जिससे गलतफहमी और संचार की विफलता की स्थिति पैदा हो जाती है । प्रभावी संचार की बाधाएं भाषाई, मनोवैज्ञानिक, भावनात्मक, शारीरिक और सांस्कृतिक आदि जैसे कई प्रकार की हो सकती हैं ।

a.   मनोवैज्ञानिक बाधाएं (Psychological Barriers)

विभिन्न मानसिक और मनोवैज्ञानिक मुद्दे हैं जो प्रभावी संचार में बाधाएं हो सकते हैं। कुछ लोगों को स्टेज डर, स्पीच डिसऑर्डर, फोबिया, डिप्रेशन आदि होते हैं। इन शर्तों के सभी बहुत मुश्किल है कई बार प्रबंधन और सबसे निश्चित रूप से संचार की आसानी को सीमित करेगा ।

b.   संचार के लिए शारीरिक बाधाएं (Physical Barriers to Communication)

वे प्रभावी संचार के लिए सबसे स्पष्ट बाधाएं हैं । ये बाधाएं ज्यादातर सिद्धांत रूप में आसानी से हटाने योग्य हैं । इनमें शोर, बंद दरवाजे, संचार के लिए इस्तेमाल होने वाले दोषपूर्ण उपकरण, बंद केबिन आदि जैसी बाधाएं शामिल हैं । कभी-कभी, एक बड़े कार्यालय में, दोषपूर्ण उपकरणों के साथ संयुक्त विभिन्न कर्मचारियों के बीच शारीरिक अलगाव प्रभावी संचार के लिए गंभीर बाधाओं में परिणाम हो सकता है।

c.   भावनात्मक बाधाएं (Emotional Barriers)

एक व्यक्ति की भावनात्मक बुद्धि आसानी और आराम है जिसके साथ वे संवाद कर सकते है निर्धारित करता है । जो व्यक्ति भावनात्मक रूप से परिपक्व होगा, वह प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होगा। दूसरी ओर, जो लोग अपनी भावनाओं को लेने देते हैं, उन्हें कुछ कठिनाइयों का सामना करना पड़ेगा ।

d.   संगठनात्मक संरचना बाधाएं (Organisational Structure Barriers)

जैसा कि हमने देखा वहां एक संगठनात्मक स्तर पर संचार के कई तरीके हैं । इन तरीकों में से प्रत्येक की अपनी समस्याएं और बाधाएं हैं जो प्रभावी संचार में बाधाएं बन सकती हैं। इनमें से अधिकांश बाधाएं गलत सूचना या कर्मचारियों को उपलब्ध उचित पारदर्शिता की कमी के कारण उत्पन्न होती हैं ।

e.   संचार की सांस्कृतिक बाधाएं (Cultural Barriers of Communication)

जैसे-जैसे दुनिया अधिक से अधिक भूमंडलीकृत हो रही है, वैसे-वैसे किसी भी बड़े कार्यालय में दुनिया के कई हिस्सों के लोग हो सकते हैं। समाज के कई बुनियादी मूल्यों के लिए विभिन्न संस्कृतियों का एक अलग अर्थ है। ड्रेसिंग, धर्म या उनकी कमी, भोजन, पेय, पालतू जानवर, और सामान्य व्यवहार एक संस्कृति से दूसरे संस्कृति में काफी बदल जाएगा।

f.     धारणा बाधाएं (Perception Barriers)

अलग-अलग लोग एक ही चीजों को अलग तरह से देखते हैं। यह एक ऐसा तथ्य है जिस पर हमें संचार प्रक्रिया के दौरान विचार करना चाहिए । दर्शकों की धारणा के स्तर का ज्ञान प्रभावी संचार के लिए महत्वपूर्ण है । सभी संदेश या विज्ञप्ति आसान और स्पष्ट होना चाहिए । वहां एक विविध व्याख्यात्मक सेट के लिए कोई जगह नहीं होनी चाहिए ।

g.   रवैया बाधाएं (Attitude Barriers)

कुछ लोगों को अकेला छोड़ दिया जाना पसंद है । वे अंतर्मुखी हैं या सिर्फ ऐसे लोग हैं जो बहुत सामाजिक नहीं हैं। दूसरों को सामाजिक या कई बार अतिरिक्त चिपचिपा होना पसंद है! ये दोनों मामले संचार में बाधक बन सकते हैं । कुछ लोगों के पास रवैया के मुद्दे होते हैं, जैसे विशाल अहंकार और अविवेकी व्यवहार।

h.   तकनीकी बाधाएं और सामाजिक-धार्मिक बाधाएं (Technological  Barriers & Socio-religious Barriers)

अन्य बाधाओं में तकनीकी बाधाएं शामिल हैं । प्रौद्योगिकी तेजी से विकसित कर रहा है और एक परिणाम के रूप में, यह नवीनतम घटनाओं के साथ रखने के लिए मुश्किल हो जाता है । इसलिए कभी-कभी तकनीकी अग्रिम एक बाधा बन सकता है। इसके अलावा कभी-कभी तकनीक की लागत बहुत ज्यादा होती है।

i.     शारीरिक बाधाएं (Physiological Barriers)

कुछ विकार या रोग या अन्य सीमाएं किसी संगठन के विभिन्न चैनलों के बीच प्रभावी संचार को भी रोक सकती हैं। आवाज, डिस्लेक्सिया आदि की श्रोणि प्रभावी संचार के लिए शारीरिक बाधाओं के कुछ उदाहरण हैं। हालांकि, ये महत्वपूर्ण नहीं हैं क्योंकि उन्हें आसानी से मुआवजा दिया जा सकता है और हटाया जा सकता है।

j. धारणा बाधाएं (Perception Barriers)

अलग-अलग लोग एक ही चीजों को अलग तरह से देखते हैं। यह एक ऐसा तथ्य है जिस पर हमें संचार प्रक्रिया के दौरान विचार करना चाहिए । दर्शकों की धारणा के स्तर का ज्ञान प्रभावी संचार के लिए महत्वपूर्ण है । सभी संदेश या विज्ञप्ति आसान और स्पष्ट होना चाहिए । वहां एक विविध व्याख्यात्मक सेट के लिए कोई जगह नहीं होनी चाहिए ।